電子文書法施行間近　文書の保存で工夫が可能に　

　4月1日施行の法律がいくつか控えているが、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（いわゆる電子文書保存法」（e-文書法））もそのうちのひとつだ。この法律は昨年11月に制定されたもので、企業における財務諸表や取締役会の議事録などの保存要件を満たす必要のある文書について、一定の要件を満たせば紙の原本に変えてスキャナなどで読み取った画像データでの保存が認められるというものだ。
　企業においては、それらの文書の保存に莫大な費用がかかっているケースもあり、この法律によりそれらの印字や保存などにかかるコストダウンが可能となる。

　電子文書保存法のねらいと背景

　　税法や商法などの法令によって義務づけられている必要書類の紙での保存が、民間の経営活動や業務運営の効率化の阻害要因となっている。これまでと異なり、情報技術の進展などによって、紙での保存にこだわる必要がなくなっている側面があるのも事実だ。このため、文書の安全な保全が担保できるのであれば、電子的に文書を保存することを容認し、より効率的な企業運営に役立てようというねらいがある。実際、各種法令によって保存が義務づけられている帳簿類、証票類などはあまりに膨大で、企業規模が大きくなればなるほどその保管やプリントアウトにかかるコストは膨大となっている。
　電子文書保存法は、これまでの各種法令（その数約250とも言われている）により定められていた文書の保存要件があまりに膨大なため、個別法の改正ではなく、通則法の制定により電磁的記録による保存に対応することになる。
　
　要望の強い税務書類保存

　民間企業から特に電磁的記録による保存の要望が強いのは税務関係の書類だ。税法の規定では、帳簿書類については7年間の保存が義務づけられている。1998年に成立した電子帳簿保存法によって、一部については電子保存が認められてはいるものの、領収書や契約書など取引の相手方から紙で受け取る書類等については、電子データによる保存は認められていない。このため、それらの保存には各企業とも苦慮しているのが実情だ。
　日本経団連の試算では、経済界における税務書類の紙による保存コストは約3,000億円にのぼっている。また日本情報処理開発協会の推計では、上場企業全体の国税関係帳簿書類の保存やプリントアウトなどのコストは812億円（1社あたり約3,800万円）という試算もある。いずれにしても、大きなコストであることは間違いない。

　電磁的記録での保存が認められる税務関係書類

   税務関係書類が電磁的記録による保存が認められるためには「真実性を確保するための要件」や「可視性を確保するための要件」などを満たす必要がある。また、それらの書類をスキャナで保存するためには書類の作成後、または受領後1週間以内に入力を行う必要もある。ただし、月次処理をしている場合には1月以内でよいことになる。
　そのほか、技術的にも200dpi以上の解像度、256階調以上のカラー画像によるスキャニングが求められるなど細かい規定も多いので、確認した上で対応する必要がある。


　結果的には損益計算書や貸借対照表、棚卸表などや3万円以上の領収書や契約書などは対象から外されたため、引き続き紙の文書をプリントアウトし保存しなければならない点に使い勝手の悪さが残る点は否めないが、その他の書類などの紙への印字がなくなることから、紙やインクの無駄がなくなり環境に優しい側面もある。
　企業においては自社の帳簿類や書類などを精査し、どこまで電子文書保存法の対象かを見定め、むだなコストを省く努力が必要となるだろう。

  

(2005/03/15）

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